Startup to chaos. Wiele się zmienia w ciągu jednego dnia, członkowie zespołu gonią za tematami i co chwilę trzeba gasić jakiś pożar. Dziś będzie o narzędziu, które pozwolą trochę ten chaos opanować. Asana (https://app.asana.com/) to skrzyżowanie narzędzia do zarządzania zadaniami, zespołem, projektami wirtualnego dysku i maila 😉 Dużo w jednym ale ma to swój sens.

Mechanizm jest dość prosty – definiujesz sobie projekt, składający się z zadań, każde zadanie przypisujesz do jakieś osoby i określasz, na kiedy ma być zrobione. Osoba, która ma je robić „dostaje” to zadanie i widzi je w swojej liście zadań do zrobienia (todosów ze staropolskiego)i może je podzielić na mniejsze zadania.  Do każdego zadania zespół może nanosić swoje komentarze i dołączać pliki. Najfajniejsze jest to, że wszystko ląduje nie tylko w Twojej liście todosów, ale również w Twoim kalendarzu.  Oczywiście jednocześnie zespół może realizować wiele projektów każdy ze swoją listą todosów.

Do czego można używać Asana:

1. Zarządzanie projektem i zespołem – rozdzielanie tasków i nadzorowanie, na jakim etapie jest ich wykonanie. Jako dowodzący zespołem masz podgląd na cały zespół i ich kalendarze.
2. Automatyczne przypominanie zespołowi o deadlinach. Asana wysyła z automatu maila pod tytułem „Drogi Kaziu na jutro musisz zadzwonić do….”. Wymusza to efektywność i wybija tępo (trochę jak bębny na galerach 😉
3. Komunikacja bezmailowa. Mail to jest jeden z największych połykaczy czasu. Tutaj 2/3 rzeczy możesz robić zmieniając statusy, dodając komentarze itp.

To czego niestety Asana nie robi to:

1. Nie spełnia raczej funkcji CRM
2. Nie można w łatwy sposób definiować  i nadzorować wykonywanie powtarzalnych projektów (a to się przydaje w wielu sprawach)

Program do 15 użytkowników jest za friko.  Na razie go próbujemy 2 tydzień i wygląda całkiem ok. Miłego próbowania 🙂

Rzuć też okiem na inne ciekawe narzędzia wspierające efektywność:

1. Multiplatformę do komunikowania się Slack
2. Google Drive do gromadzenia danych i pracy zdalnej
3. Alternatywne narzędzie do zarządzania projektami Smartsheet
4. Doodle do umawiania się w dużej grupie
5. Dropobox do przechowywania twoich danych

Wszystkie potrzebne narzędzia znajdziesz tutaj: lista narzędzi