Dużo pisaliśmy o technikach, które zwiększają prawdopodobieństwo, że podążasz we właściwym kierunku a taczka nie jest pusta (Lean Startup, Lean Analytics, Running Lean, Customer Development). Pora trochę więcej powiedzieć o tym jak sprawić by przysłowiowa taczka (miejmy nadzieję niepusta 😉 ) śmigała szybciej. Zaczniemy od tego, co może robić pojedynczy pracownik startupu (w tym założyciele) a za parę tygodni powiemy jak sprawić, by cały zespół poruszał się efektywnie i szybko.

Poniżej parę mądrości ludowych, które zastosowane sprawią, że będziesz w stanie dużo więcej zrobić

1. Rób listy todosów i wykonuj rzeczy na niej. Robota nienazwana nie może zostać zrobiona, więc nie udawaj, że pamiętasz wszystko tylko spisz, co jest do zrobienia na liście (listach) i wykonuj to. Zadania powinny być konkretne, czyli nie w stylu „zbudować stronę internetową” tylko raczej w tej postaci: „zrobić projekt strony w postaci xxxx na 04.04”. Warto rozbić większe zadania na mniejsze konkretne kawałki trwające od 1-2 godzin tak by być w stanie łatwo kontrolować progres. Przy takim podziale dziennie powinieneś odfajkować od 4 do 10 zadań. Tego typu ujęcie pozwala Ci samemu sobie wybijać tempo pracy. Polecamy rzucić okiem na Scrum. Ile trzeba mieć list? Polecam rzucić okiem na Getting Things Done – biblii jeśli chodzi o osobistą efektywność. Mi osobiście dobrze służą 2 listy: to, co ja ma do zrobienia i lista rzeczy, które wysłałem innym do zrobienia i  lista rzeczy, które inni obiecali zrobić dla mnie. Jak się zapewne domyślasz, ponieważ mamy XXI wiek (przynajmniej w materii technologii), są tony różnych narzędzi, które Cię w tym wesprą. Polecam rzucić okiem na Google Drive, Trello, Nozbe, Smartsheet, Leankit, Asana.
2. Ustalaj i stosuj priorytety. Jest całkiem duża szansa, że będziesz miał więcej rzeczy do zrobienia niż czasu, więc trzeba dokonywać selekcji – odsiać rzeczy najważniejsze od rzeczy tylko ważnych i mieć pewien porządek ich realizacji. Polecam rzucić okiem na to, jakie priorytety warto stosować.
3. Stosuj zasadę 2-minut. Brzmi ona dość trywialnie – jeśli coś zajmie Ci nie więcej niż 2 minuty to zamiast to wkładać na jakąś listę po prostu zrób to od ręki – nie ma, co się pieścić z byle drobiazgami. Powiązane jest też z tą zasadą drobne zalecenie – staraj się tylko raz się zajmować daną rzeczą i tylko w miejscu, w który możesz coś z nią zrobić. Jeśli dane zadanie dotyczy czegoś, co możesz zrobić tylko w biurze to nie zajmuj się tym, gdy jesteś w domu, u klienta lub na kawie.
4. Stosuj tzw. „time-blocking” czyli rezerwuj z góry czas na daną czynność / grupę czynności i skup się w danym momencie tylko na niej. Natura ludzka każe nam iść na łatwiznę i jeśli zaufasz swojej naturze to z dużym prawdopodobieństwem będziesz robił tylko to, na czym się bardzo dobrze znasz i jednocześnie będziesz unikał rzeczy trudnych, w których nie czujesz się komfortowo. Dodatkowo, jeśli nie zablokujesz sobie czasu na dane czynności to rozkojarzą Cię wszelkiego rodzaju zakłócenia zewnętrzne (mail, telefon, Twój kolega). Time-blocking dobrze też przeciwdziała zbyt dużemu skupieniu na bieżączce i zapominaniu o strategicznych czy też długoterminowych działaniach. Warto w trakcie bloku przeznaczonego na ważne rzeczy nie sprawdzać poczty, facebooka a telefon wrzucić na tryb Lotu.
5. Nie baw się w multitasking. Robienie paru rzeczy na raz nigdy nie wychodzi na dobre – za dużo czasu tracisz na przeskakiwanie między jednym tematem a drugim, dlatego też lepiej robić jedną rzecz na raz – otworzyć, zrobić, zamknąć i dopiero wtedy brać się za kolejną rzecz.
6. Unikaj spotkań, ale jeśli je musisz robić to rób je ekspresowo i zawsze ustalaj, co Ty masz do zrobienia, czego musisz oczekiwać od innych. Polecamy przypomnieć sobie jak się robi efektywne spotkania. Pamiętaj też o notatce i ustaleniu, kto, co ma robić i oczywiście na kiedy 🙂 . Spotkania towarzyskie to świetna sprawa ale chyba nie po to się zbieracie w startup by „jeść sobie z dziubków” 🙂
7. Stosuj zasadę „80/20”. Zasada 80/20 mówi o tym, że 80% rezultatów jest wynikiem 20% wysiłków, więc nie trzeba robić 100% tylko dowiedzieć się, które elementy są ważne (mają największy wpływ na wynik) i skupić się tylko na nich. Jak to stosować w praktyce? Trochę zależy, czym się zajmujesz w startupie. Jeśli Twoim zadaniem jest pozyskiwanie klientów, to jest duża szans, że 20% klientów generuje 80% przychodów. W taki przypadku zidentyfikuj te 20%, znajdź wspólne ich cechy by być w stanie pozyskać więcej „dobrych klientów” a w obsłudze klienta i swoich próbach zwiększenia wartości klienta skup się właśnie na tych 20% a nie rozdrabniaj na wszystkich klientów. Trochę problemu przysparza selekcja właściwych 20% ale nikt nie mówił, że startupy są łatwe 😉
8. Zawsze komunikuj się zaczynając od ogółu i przechodząc do szczegółu. Kiedy byłeś dzieckiem zapewne nauczyli Cię opowiadać tak jak opowiada się bajkę – przy użyciu dużej ilości szczegółów i ozdobników, chronologicznie, budując stopniowo napięcie. Świetna sprawa przy podrywaniu, zabawianiu towarzystwa i politykowaniu, ale w biznesie słabo się to sprawdza jako forma komunikacji. Dużo lepszy efekt daje używanie równoważników zdań i przechodzenie od razu do wniosków. Argumenty wspierające powinny się pojawić dopiero po wnioskach – wpierw mówisz prosto z mostu, o co Ci chodzi a dopiero później używasz wspierających argumentów i uzasadniasz swoją decyzję. Poniżej przykład listu pisanego w sposób tradycyjny:

I ten sam list napisany w sposób właściwy 🙂

9. Olej emaile. E-maile to generalnie prosta droga do piekła. Gdy jeszcze nie było internetu i chciałeś komuś napisać wiadomość miałeś od groma barier przed sobą: musiałeś kupić kopertę i papier, napisać w miarę starannie i w sposób przemyślany (bo nie było za bardzo możliwości edycji). List musiałeś następnie zanieść na pocztę, odstać swoje w kolejce by kupić znaczek i cały spocony na koniec dnia mogłeś wysłać list. Potem zostało Ci przyjemny ruch drugiej strony, (który zajmował parę dni). Dziś możesz byleco dość szybko wysłać dowolnej liczbie ofiar, co niestety sprawiło, że ludzie piszą bez namysłu, co i ślina na język wrzuci, w dowolnych porach bez składu. Maile mocno wspomagają Cię w tym szaleństwie i nierzadko dzięki funkcjonalności „wyślij do wszystkich” możesz rozpocząć małą wojenkę, zaangażować parę osób w czytanie rosnącej mailowej kuli, w której nikt nie wie, o co bieg. Do tego dochodzi ciągłe sprawdzanie maili, które swoją część dnia zabiera. Dlatego proponuję ograniczyć sprawdzanie maili do 1-2 dziennie i wszystko, co się da, załatwiać bez maila. Rzuć okiem na narzędzia, które ułatwiają łatwą bezmailową komunikację: Slack, Google Drive, Asana. W niektórych firmach robione są 2 razy dziennie krótkie sesje wymiany zadań, idei pomysłów – twarzą w twarz tak by ludzie nie mieli pokusy zawracania tyłka kolegom w czasie pracy
10. Nie rób rzeczy, których efektu nie jesteś w stanie zmierzyć. Jeśli nie wiesz czy coś ma pozytywny wpływ na dany aspekty, za które jesteś odpowiedzialny czy też nie to po prostu tego nie rób. Słabo się zarządza rzeczami, których nie umiesz mierzyć. Dlatego po pierwsze zdefiniuj sobie, jakie wskaźniki są dla Ciebie ważne (rzuć okiem na parę propozycji KPI po modelach biznesowych oraz przypomnij sobie lean analytics)
11. Stosuj zasadę kanapki. Wolisz zjeść pyszną małą kanapkę czy też wpierw zjeść kawał suchego chleba, potem szynkę a na deser masło? Zapewne bliższa Twojemu podniebieniu będzie kanapka. Warto, w ten sam sposób organizować swoją pracę – raczej dostarczać coś w mniejszej formie, ale od razu zjadliwej, smacznej, niż robić dużo, ale tego samego. Gdy np. odpowiadasz za content marketing to zacznij robić odpowiednie ciekawe treści na 1 kanał, które konwertują na sprzedaż niż po trochę na 5 kanałach, gdzie żadne z nich nie funkcjonuje. Jeśli natomiast jesteś odpowiedzialny za on-boarding to spróbuj nauczyć swojego klienta by przy użyciu Twojego produktu był w stanie zrobić jedną rzecz, która da mu jakąś korzyść. Gorszą alternatywą (niestety zazwyczaj stosowaną w Polsce) jest pokazywanie klientowi w ramach on-boardingu 1000 funkcjonalności, których nie zrozumienie i nie zastosuje
12. Zoptymalizuj powtarzalne rzeczy. Każdy ma swój kawałek biznesu, za który odpowiada. Jeśli chcesz iść do przodu to musisz cały czas optymalizować powtarzalne czynności, czyli robić więcej, lepiej, szybciej i za mniejszą kasę. Polecamy w szczególności użyć do tego: analizy czasu danego procesu (OLE), elementów lean manufacturing, analizę wąskich gardeł. Powinieneś być w stanie poprawić znacząco swoją efektywność ( poprawa 3-5 krotna nie jest rzadkością). Rzuć okiem na opis tego jak to robić, jeśli chodzi o obniżanie kosztów pozyskiwania klientów oraz opis optymalizacji cold callingu.
13. Automatyzuj. Szukaj sposobów, by to, co zrobić w całości lub częściowo zautomatyzować. Może to być przygotowywanie gotowców, z których później korzystasz lub stworzenie własnego softu. Nadspodziewanie dużo można zrobić przy użyciu Excela i Visual Basica. Warto też użyć gotowych już narzędzi. Świetne przykłady softu, który pozwala automatyzować to Buffer (social media), Zapier (przekazywanie rzeczy między aplikacjami), IFFT (warunkowa automatyzacja aplikacji). Pełną listę przydatnych narzędzi znajdziecie w naszej bazie.
14. Outsourcuj. Jeśli jesteś założycielem i udało Ci się dany proces zoptymalizować, zautomatyzować to warto to dać komuś innemu do zrobienia. Szukaj do robienia rzeczy mało poukładanych, gdzie Twój wpływ jest największy

Poniżej szczegółowa prezentacja pokazująca co i jak robić by Twój zespół był efektywny

Jeśli chcesz dostawać powiadomienia  o nowych  równie dobrych artykułach StartupAkademii zacznij obserwować nasz blog za pomocą maila 🙂 i zgarnij pakiet 18 przydatnych narzędzi.

Udanego dochodzenia do efektywności 🙂 Polecamy przejrzeć też rozwinięcie pokazanych sposobów, które pozwolą Ci robić właściwe rzeczy szybciej

P.s. Jeśli uważasz, że ktoś może skorzystać na tym artykule będę wdzięczny jeśli go prześlesz mu lub udostępnisz 🙂